Nejprve musíte nástroj otevřít. Přejděte na Soubor> Nástroje a klikněte na Vyčištění poštovní schránky.
Zkontrolujte velikost své poštovní schránky
Vaše poštovní schránka aplikace Outlook je složena ze složek - Doručená pošta, Odeslané položky, Archiv atd. - a znalost velikosti složek vám pomůže zjistit, kde jsou všechny vaše e-maily. Chcete-li to zjistit, klikněte na „Zobrazit velikost poštovní schránky“.
Tím se otevře okno Velikost složky, které ukazuje velikost každé složky. Ve výchozím nastavení se otevírá na kartě Místní data. Místní data jsou data, která jsou uložena v počítači ve vašich souborech .pst a.ost.
Sloupce zobrazují název složky, velikost a celkovou velikost (což je velikost včetně všech podsložek). Nejlepší část tohoto zobrazení je, že zobrazuje složky, které byste normálně neměli považovat, například kalendář. Pokud máte několik let schůzek a žádostí o schůzky, můžete snadno mít v kalendáři slušný kus kilobajtů, který můžete vyčistit odstraněním starých událostí.
Pokud chcete vidět velikost složek na poštovní server , klikněte na kartu „Data serveru“. Při prvním otevření této karty může chvíli trvat, než se data naplní. Je to proto, že Outlook kontaktuje server Exchange, žádá o údaje o vašich souborech (které se počítají za běhu) a poté stahuje a zobrazuje výsledky. Pokaždé, když otevřete tuto kartu, bude načítání dat mnohem rychlejší, protože Exchange musí provést pouze rozdílovou analýzu a většina složek tolik nemění velikost. Po načtení karty uvidíte velikosti složek na serveru Exchange. To nemusí být stejné jako velikost na kartě Místní data, protože Outlook nemusí nutně stahovat všechny zprávy do vašeho počítače.
Například na mé kartě Místní data je Celková velikost složky Archiv 116805 kB, ale na kartě Data serveru je Celková velikost 363399 kB - rozdíl 246594 kB (265 MB). To je spousta pošty, která není viditelná v místních datech. Co se děje? Ve výchozím nastavení uchovává Outlook v místním klientovi pouze určité množství pošty, aby zajistil, že váš e-mail nezabere příliš mnoho místa. Na počítačích s pevným diskem větším než 64 GB (což je v dnešní době většina z nich) bude Outlook uchovávat v počítači pouze e-maily z minulého roku. Starší e-maily jsou uloženy na e-mailovém serveru a máte k nim přístup. Můžete si stáhnout starší e-maily a změnit toto výchozí nastavení Pokud chceš. Mějte na paměti, že můžete změnit výchozí nastavení tak, aby se stahovalo méně také e-mail, takže pokud bojujete o místo, možná budete chtít změnit výchozí z 1 roku na 6 měsíců (nebo méně).
Nyní, když víte, kolik dat vaše složky obsahují, můžete upřednostnit, které z nich uklidíte.